Política de Tratamiento de Datos Personales

Introducción

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales está basada en el modelo de Política de Tratamiento de Información, Anexo tres (3), de la Cartilla de Formatos Modelo para el Cumplimiento de Obligaciones Establecidas en el artículo 15 de la Constitución Política, Leyes Estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012, y sus Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010, 1377 de 2013 y 886 de 2014; documento publicado por la Superintendencia de Industria y Comercio en su página web.

Objetivo

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, captación, grabación, transmisión, conservación de los datos personales tratados por la SOCIEDAD COLOMBIANA DE ORTODONCIA “SCO”, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, la Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”, el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, compilado en el Capítulo 25 del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 en sus Capítulos 25 y 26.

ESTRATEGIA PARA DESARROLLAR LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

Para efectos de desarrollar la Política de Tratamiento de Datos de la SOCIEDAD COLOMBIANA DE ORTODONCIA, la gerencia general de la SCO tendrá a su cargo la labor de desarrollo, implementación, y seguimiento de la política. Para el efecto, todos los empleados de la sociedad que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de la misma, están obligados a reportar las Bases de Datos al área de gerencia.

Alcance

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de la SOCIEDAD COLOMBIANA DE ORTODONCIA, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales y es responsable de su administración y uso.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a:

-      Profesionales afiliados;

-      Proveedores;

-      Contratistas;

-      Casas comerciales;

-      Encargados del tratamiento de datos;

-      Visitantes;

-      Titular de los datos personales, su representante legal o causahabiente.

Obligaciones

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para la SOCIEDAD COLOMBIANA DE ORTODONCIA,sus empleados, contratistas, profesionales afiliados y, en general, para cualquier tercero que sostenga algún vínculo contractual o jurídico con la entidad que tenga acceso a información tratada por la misma.

Responsable del Tratamiento de Datos

La SOCIEDAD COLOMBIANA DE ORTODONCIA, la cual fue constituida en la ciudad de Bogotá el día veinticinco (25) de octubre de mil novecientos cuarenta y cinco (1945), que cuenta con personería jurídica reconocida por el Ministerio de Gobierno, hoy Ministerio del Interior, mediante Resolución 221 del cinco (05) de agosto de mil novecientos cuarenta y seis (1946), inscrita en la Cámara de Comercio de la ciudad de Bogotá D.C., el primero (1º) de febrero de dos mil dos (2002), bajo el número  00046755 del Libro I, de acuerdo con la certificación del día  diecisiete (17) de enero de dos mil dos (2002), expedida por el Ministerio de Salud; sociedad domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., con NIT 860.525.831-8, todo lo cual se acredita y comprueba con el correspondiente certificado de existencia y representación legal que se anexa al presente documento para que haga parte integral del mismo.

Tratamiento y Finalidad

El tratamiento que realizará la SOCIEDAD COLOMBIANA DE ORTODONCIA con la información personal será el siguiente:

La recolección, almacenamiento, uso, circulación, recopilación, captación, grabación, conservación, o reproducción en tiempo real y posterior para las siguientes finalidades:

a. Ejercer las funciones propias de la entidad, como persona jurídica que agremia a los profesionales en ortodoncia;

b. Gestionar trámites administrativos propios de la sociedad;

c. Cumplir con las obligaciones contractuales;

d. Gestionar trámites como peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y/o felicitaciones;

e. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por la sociedad en calidad de empleador, de acuerdo a lo consagrado en la ley;

f. Realizar actividades con el fin de analizar, evaluar y generar datos históricos, estadísticos, científicos, o de atención a sus usuarios;

g. Garantizar la seguridad de las personas, bienes, instalaciones de la sociedad y visitantes

Tratamiento de Datos Sensibles

El tratamiento que realizará la SOCIEDAD COLOMBIANA DE ORTODONCIA de los datos sensibles será el siguiente:

La recolección, almacenamiento, uso, circulación, recopilación, captación, grabación, conservación, o reproducción en tiempo real y posterior para las siguientes finalidades:

1. Ejercer las funciones propias de la sociedad, como organismo que agrupa a los profesionales odontólogos con especialidad en ortodoncia;

2. Garantizar la seguridad de las personas, bienes, instalaciones de la sociedad y visitantes;

3. Efectuar encuestas de satisfacción respecto del servicio prestado a sus asociados;

4. Cumplir con las obligaciones contractuales;

5. Gestionar trámites, peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y/o felicitaciones).

6. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por la sociedad en calidad de empleador, de acuerdo a lo consagrado en la ley;

7. Ejercer su defensa en procesos judiciales.;

8. Actualizar la información reportada en la base de datos, de acuerdo con los criterios y requisitos constitucionales y legales.

El tratamiento de los datos sensibles se hará de acuerdo con lo establecido en el Manual de Políticas y Procedimientos Internos para el Tratamiento de Datos Personales adoptado  por la SOCIEDAD COLOMBIANA DE ORTODONCIA, en el cual se especifican los medios de almacenamiento, medidas de seguridad de los datos, el trámite de la autorización, entre otros aspectos.

Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolecentes

El tratamiento que realizará la SOCIEDAD COLOMBIANA DE ORTODONCIA de los datos de niños, niñas y adolescentes cumplirá con los siguientes parámetros:

a. Responder y respetar el interés superior de los menores de edad;

b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores de edad.

Cumplidas las anteriores condiciones en cada caso particular, la SOCIEDAD COLOMBIANA DE ORTODONCIA solicitará a los representantes legales del menor de edad en  forma previa, expresa e informada la autorización para el tratamiento de sus datos personales, o cuando no exista tutor activará las rutas a través de las entidades facultadas, ya sea ICBF o Policía de Infancia o Adolescencia cuando a ello haya lugar, teniendo en cuenta la opinión del menor de edad sobre el tratamiento de sus datos.

Los datos de niños, niñas y adolescentes recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:

1. Fortalecer programas científicos y académicos a cargo de la SCO;

2. Acercar a este grupo poblacional a programas y actividades propias de la sociedad;

3. Garantizar el derecho a la información que a todos los ciudadanos les corresponde;

4. Establecer lazos de inclusión y participación social;

5. Conocer la conformación del núcleo familiar de cada uno de los asociados;

6. Favorecer el desarrollo integral de los asociados y sus familias, y el mejoramiento de su nivel de profesional y de vida de ellos y de sus familias, a partir de la definición de los programas de bienestar social.

El tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes se hará de acuerdo con lo establecido en el Manual de Políticas y Procedimientos Internos para el Tratamiento de Datos Personales adoptado por la SOCIEDAD COLOMBIANA DE ORTODONCIA, en el cual se especifican los medios de almacenamiento, medidas de seguridad de los datos, el trámite de la autorización, entre otros aspectos.

Derechos de los Titulares

El titular de los datos personales tiene derecho a:

a. Acceder de forma gratuita a los datos personales proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento;

b. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado;

c. Solicitar prueba de la autorización otorgada;

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente;

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión o inactivación del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos;

f. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles, es decir, que tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes;

g. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos de Datos Personales

La SOCIEDAD COLOMBIANA DE ORTODONCIA, en coordinación con la gerencia de la SCO que tiene a cargo el correspondiente sistema de información, son las responsables de dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos relacionados con el tratamiento de datos personales.

La SOCIEDAD COLOMBIANA DE ORTONDONCIA tiene dispuestos los siguientes canales para recibir y atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales, así:

-      Página web: https://www.sco.com.co

-      Correo electrónico: asociatividad@sco.com.co

-      Teléfonos: 6016183663 Ext. 101 – 106 Cel.: 3176547834 -3166924073

-      Punto de atención verbal, escrito y presencial: Oficina 104 Edificio Bracamonte, Calle 96 número 10-29, Bogotá, Cundinamarca

Vigencia

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del primero (1º) de junio de dos mil veintidós (2022).

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política.

Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

La SOCIEDAD COLOMBIANA DE ORTODONCIA podrá archivar  los datos personales como soporte de posibles transacciones efectuadas en las plataformas de la SCO y para atender requerimientos de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.